Version: October 2026 With this Privacy Notice, we inform you in accordance with Articles 13 and 14 of the General Data Protection Regulation (GDPR) about the processing of your personal data when communicating with us via WhatsApp.
1. Data Controller
The controller responsible for processing your personal data is: Shandong U-May CNC Technology Co., Ltd. 5-101, CCCC Intelligent Hub, Licheng District, Jinan, Shandong, China Trade name / European market identity: UTECH Europe E-Mail: info@utech-cnc.eu Website: https://www.utech-cnc.eu/
2. European Contact Person / Representative
For supporting our customers and prospects in Europe, communication is conducted under the name UTECH Europe. Where required pursuant to Article 27 GDPR, a representative is appointed within the European Union. EU Representative pursuant to Article 27 GDPR: Ahmet Celebi Siemensstr. 16 | 31535 Neustadt, Germany E-Mail: info@utech-cnc.eu The EU representative acts primarily as the point of contact for data subjects and data protection supervisory authorities regarding the processing of personal data under the GDPR.
3. Use of WhatsApp Business
We use WhatsApp for business communication with prospects, customers, business partners and other contacts. For this purpose, we use the WhatsApp Business Platform / WhatsApp Business API. The provider for users and companies in the European Economic Area is in particular: WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Ireland WhatsApp is part of the Meta group of companies. Further information on WhatsApp’s data processing can be found at: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea
4. Which personal data are processed?
When you communicate with us via WhatsApp, the following data in particular may be processed:
Telephone number
WhatsApp display name / profile name
Profile picture (if applicable)
Company name and business contact details
Content of your messages
Images, documents, videos and other files
Date and time of communication
Message and delivery status
Technical communication and metadata
Information about your product or machine enquiry
Assignment to a contact, lead, project or business transaction
Details of consents granted (if applicable)
Which data is actually processed depends on the information you provide to us. Unless necessary for your enquiry, please do not send us particularly sensitive personal data via WhatsApp.
5. Purposes of processing
We use WhatsApp in particular for:
Handling enquiries from prospects and customers
Consultation on CNC machines, laser systems and our other products
Preparation and follow-up of quotations
Appointment scheduling
Sales consultation
Technical communication
Customer service and after-sales service
Administration of existing business relationships
Documentation of business communications
Maintaining contact with business partners
6. Legal bases
Pre-contractual measures and performance of a contract
If you contact us in connection with a specific product enquiry, quotation preparation or an existing contractual relationship, processing is based on: Article 6(1)(b) GDPR
Legitimate interest
For general business communication, customer care, documentation and efficient handling of your enquiry, processing may be based on: Article 6(1)(f) GDPR
Our legitimate interest consists in particular of enabling fast, efficient communication requested by customers.
Consent Where processing is based on your consent, it is carried out pursuant to: Article 6(1)(a) GDPR You may withdraw any consent granted at any time with future effect.
7. Advertising via WhatsApp
Promotional WhatsApp messages will only be sent where a corresponding legal basis exists. Where consent is required, you may withdraw it at any time. For example, you may send a WhatsApp message containing: STOP or notify us by e-mail.
8. Use of Pipedrive CRM
We use Pipedrive CRM to organise and manage our customer, prospect and sales processes. Provider within the European Union: Pipedrive OÜ, Mustamäe tee 3a, 10615 Tallinn, Estonia Our WhatsApp communication may be connected to our Pipedrive CRM system. The following data in particular may be processed and stored: Name
Telephone number
Company information
WhatsApp messages
Communication history
Timestamps of communications
Delivery information
Transmitted files
Assignment to contacts
Assignment to leads
Assignment to sales opportunities and deals
Internal processing notes
The processing serves in particular the structured handling of customer enquiries and documentation of our sales and customer communications.
Personal data may be processed by the following recipients in particular:
Shandong U-May CNC Technology Co., Ltd.
UTECH Europe or authorised European employees and sales staff
WhatsApp Ireland Limited
Companies within the Meta group of companies
Pipedrive OÜ
IT, hosting and communication service providers engaged by us
Other data processors (if applicable)
Access is generally granted only to the extent necessary to handle your enquiry or business relationship.
10. Data transfer to China and other third countries
As the controller Shandong U-May CNC Technology Co., Ltd. is based in China, personal data may be transferred to China in the course of handling your enquiry or business relationship.
At present, there is no general adequacy decision by the European Commission for China within the meaning of Article 45 GDPR.
Where personal data from the European Economic Area is transferred to China or other third countries, the transfer takes place subject to the requirements of Articles 44 et seq. GDPR. Depending on the processing, appropriate safeguards pursuant to Article 46 GDPR may be used for this purpose, for example Standard Contractual Clauses approved by the European Commission.
WhatsApp, Meta, Pipedrive or their sub-processors may also process data outside the European Economic Area.
11. Storage and deletion
Personal data is generally stored only for as long as required to handle your enquiry, perform a business relationship or comply with statutory obligations. WhatsApp communications may additionally be stored within our Pipedrive CRM system.
Data will be deleted or its processing restricted if:
the purpose of processing ceases to apply,
no ongoing business relationship exists,
consent has been withdrawn and no other legal basis applies,
a valid deletion request is received,
and no statutory retention obligations prevent deletion.
Statutory retention obligations under commercial, tax and contract law remain unaffected.
12. Voluntariness of WhatsApp use
The use of WhatsApp is voluntary. You are not obliged to communicate with us via WhatsApp. Alternatively, you may contact us by e-mail or other communication channels stated on our website.
13. Rights of data subjects
Subject to statutory prerequisites, you hold the following rights in particular:
Right of access under Article 15 GDPR
Right to rectification under Article 16 GDPR
Right to erasure under Article 17 GDPR
Right to restriction of processing under Article 18 GDPR
Right to data portability under Article 20 GDPR
Right to object under Article 21 GDPR
Right to withdraw consent under Article 7(3) GDPR
Where personal data is processed on the basis of Article 6(1)(f) GDPR, you may object to the processing subject to statutory requirements. You may object at any time to the processing of personal data for direct marketing purposes.
14. Right to lodge a complaint
You have the right to lodge a complaint with a competent data protection supervisory authority within the European Union. This applies in particular in the Member State of your habitual residence, your place of work or the place of the alleged data protection breach.
15. Security of communication
We implement appropriate technical and organisational measures to protect personal data against loss, manipulation and unauthorised access. When using the WhatsApp Business Platform, messages may be processed not only by WhatsApp but also by systems deployed by us, in particular Pipedrive.
16. Automated decision-making
Automated decision-making, including profiling pursuant to Article 22 GDPR, generally does not take place in our routine WhatsApp communications.
17. Amendments to this Privacy Notice
We reserve the right to adapt this Privacy Notice if our technical processes, service providers or legal requirements change. The current version published on our website shall apply.
Version: October 2026
Datenschutzhinweise zur Kommunikation über WhatsApp
Stand: Oktober 2026 Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß Art. 13 und Art. 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Kommunikation mit uns über WhatsApp.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
Für die Betreuung unserer Kunden und Interessenten in Europa erfolgt die Kommunikation unter der Bezeichnung UTECH Europe.
Sofern nach Art. 27 DSGVO erforderlich, wird ein Vertreter innerhalb der Europäischen Union benannt.
EU-Vertreter nach Art. 27 DSGVO: Ahmet Celebi Siemensstr. 16 | 31535 Neustadt Deutschland info@utech-cnc.eu
Der EU-Vertreter dient insbesondere als Ansprechpartner für betroffene Personen und Datenschutzaufsichtsbehörden hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten nach der DSGVO.
3. Nutzung von WhatsApp Business
Wir nutzen WhatsApp zur geschäftlichen Kommunikation mit Interessenten, Kunden, Geschäftspartnern und sonstigen Ansprechpartnern.
Hierfür verwenden wir die WhatsApp Business Platform / WhatsApp Business API.
Anbieter für Nutzer und Unternehmen im Europäischen Wirtschaftsraum ist insbesondere: WhatsApp Ireland Limited Merrion Road Dublin 4 D04 X2K5
4. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Wenn Sie mit uns über WhatsApp kommunizieren, können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Telefonnummer
WhatsApp-Name bzw. Profilname
gegebenenfalls Profilbild
Firmenname und geschäftliche Kontaktdaten
Inhalt Ihrer Nachrichten
Bilder, Dokumente, Videos und sonstige Dateien
Datum und Uhrzeit der Kommunikation
Nachrichten- und Zustellstatus
technische Kommunikations- und Metadaten
Informationen zu Ihrer Produkt- oder Maschinenanfrage
Zuordnung zu einem Kontakt, Lead, Projekt oder Geschäftsvorgang
gegebenenfalls Angaben zu erteilten Einwilligungen
Welche Daten tatsächlich verarbeitet werden, hängt davon ab, welche Informationen Sie uns zur Verfügung stellen. Bitte übermitteln Sie über WhatsApp möglichst keine besonders sensiblen personenbezogenen Daten, sofern dies für Ihre Anfrage nicht erforderlich ist.
5. Zwecke der Verarbeitung
Wir verwenden WhatsApp insbesondere für:
Bearbeitung von Interessenten- und Kundenanfragen
Beratung zu CNC-Maschinen, Lasersystemen und unseren weiteren Produkten
Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten
Terminvereinbarungen
Vertriebsberatung
technische Kommunikation
Kundenservice und After-Sales-Service
Abwicklung bestehender Geschäftsbeziehungen
Dokumentation geschäftlicher Kommunikation
Kontaktpflege mit Geschäftspartnern
6. Rechtsgrundlagen
Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung
Wenn Sie uns im Zusammenhang mit einer konkreten Produktanfrage, Angebotserstellung oder einem bestehenden Vertragsverhältnis kontaktieren, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Berechtigtes Interesse
Für allgemeine geschäftliche Kommunikation, Kundenbetreuung, Dokumentation und effiziente Bearbeitung Ihrer Anfrage kann die Verarbeitung auf Grundlage von:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
erfolgen.
Unser berechtigtes Interesse besteht insbesondere in einer schnellen, effizienten und von Kunden gewünschten Kommunikationsmöglichkeit.
Einwilligung
Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung basiert, erfolgt sie gemäß:
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
7. Werbung über WhatsApp
Werbliche WhatsApp-Nachrichten werden nur versendet, soweit hierfür eine entsprechende gesetzliche Rechtsgrundlage besteht.
Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, können Sie diese jederzeit widerrufen.
Hierfür genügt beispielsweise eine WhatsApp-Nachricht mit: STOP oder eine entsprechende Mitteilung per E-Mail.
8. Verwendung von Pipedrive CRM
Zur Organisation und Bearbeitung unserer Kunden-, Interessenten- und Vertriebsprozesse verwenden wir Pipedrive CRM.
Anbieter innerhalb der Europäischen Union ist:
Pipedrive OÜ Mustamäe tee 3a 10615 Tallinn
Estland
Unsere WhatsApp-Kommunikation kann mit unserem Pipedrive-CRM-System verbunden sein.
Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet und gespeichert werden:
Name
Telefonnummer
Unternehmensinformationen
WhatsApp-Nachrichten
Kommunikationsverläufe
Zeitpunkte der Kommunikation
Zustellinformationen
übermittelte Dateien
Zuordnung zu Kontakten
Zuordnung zu Leads
Zuordnung zu Verkaufschancen und Deals
interne Bearbeitungsinformationen
Die Verarbeitung dient insbesondere der strukturierten Bearbeitung von Kundenanfragen und der Dokumentation unserer Vertriebs- und Kundenkommunikation.
Personenbezogene Daten können insbesondere durch folgende Empfänger verarbeitet werden:
Shandong U-May CNC Technology Co., Ltd.
UTECH Europe bzw. autorisierte europäische Mitarbeiter und Vertriebsmitarbeiter
WhatsApp Ireland Limited
Unternehmen der Meta-Unternehmensgruppe
Pipedrive OÜ
von uns eingesetzte IT-, Hosting- und Kommunikationsdienstleister
gegebenenfalls weitere Auftragsverarbeiter
Der Zugriff erfolgt grundsätzlich nur, soweit dies für die Bearbeitung Ihrer Anfrage oder Geschäftsbeziehung erforderlich ist.
10. Datenübermittlung nach China und in andere Drittländer
Da der Verantwortliche Shandong U-May CNC Technology Co., Ltd. seinen Sitz in China hat, können personenbezogene Daten im Rahmen der Bearbeitung einer Anfrage oder Geschäftsbeziehung nach China übermittelt werden.
Für China besteht derzeit kein allgemeiner Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission im Sinne von Art. 45 DSGVO.
Soweit personenbezogene Daten aus dem Europäischen Wirtschaftsraum nach China oder in andere Drittländer übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung unter Beachtung der Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO.
Je nach Verarbeitung können hierzu insbesondere geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO eingesetzt werden, beispielsweise von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln.
Auch WhatsApp, Meta, Pipedrive oder deren Unterauftragnehmer können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.
11. Speicherung und Löschung
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, Durchführung einer Geschäftsbeziehung oder Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
WhatsApp-Kommunikation kann zusätzlich innerhalb unseres CRM-Systems Pipedrive gespeichert werden.
Daten werden gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt, wenn:
der Verarbeitungszweck entfällt,
keine weitere Geschäftsbeziehung besteht,
eine Einwilligung widerrufen wurde und keine andere Rechtsgrundlage besteht,
ein berechtigtes Löschungsverlangen besteht,
oder keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Gesetzliche handels-, steuer- oder vertragsrechtliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
12. Freiwilligkeit der WhatsApp-Nutzung
Die Verwendung von WhatsApp ist freiwillig. Sie sind nicht verpflichtet, mit uns über WhatsApp zu kommunizieren. Alternativ können Sie uns insbesondere per E-Mail oder über andere auf unserer Webseite bereitgestellte Kommunikationswege kontaktieren.
13. Rechte betroffener Personen
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:
Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Sofern personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, können Sie unter den gesetzlichen Voraussetzungen der Verarbeitung widersprechen.
Der Verarbeitung personenbezogener Daten für Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen.
14. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde innerhalb der Europäischen Union zu beschweren. Dies gilt insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Datenschutzverstoßes.
15. Sicherheit der Kommunikation
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor Verlust, Manipulation und unberechtigtem Zugriff. Bei der Nutzung der WhatsApp Business Platform können Nachrichten neben WhatsApp auch durch von uns eingesetzte Systeme, insbesondere Pipedrive, verarbeitet werden.
16. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet im Rahmen unserer üblichen WhatsApp-Kommunikation grundsätzlich nicht statt.
17. Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise anzupassen, wenn sich unsere technischen Prozesse, Dienstleister oder gesetzliche Anforderungen ändern.
Es gilt die jeweils auf unserer Webseite veröffentlichte aktuelle Fassung.
