Datenschutzerklärung für die Kommunikation über WhatsApp
Stand: Oktober 2026 Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie gemäß Artikel 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Kommunikation mit uns über WhatsApp.
1. Datenverantwortlicher
Der für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortliche Verantwortliche ist: Shandong U-May CNC Technology Co., Ltd. 5-101, CCCC Intelligent Hub, Licheng District, Jinan, Shandong, China
Handelsname/europäische Marktidentität: UTECH Europa E-Mail: info@utech-cnc.eu Website:
https://www.utech-cnc.eu/
2. Europäischer Ansprechpartner/Vertreter
Zur Betreuung unserer Kunden und Interessenten in Europa erfolgt die Kommunikation unter dem Namen UTECH Europe. Soweit nach Art. 27 DSGVO erforderlich, wird ein Vertreter innerhalb der Europäischen Union bestellt.
EU-Vertreter gemäß Artikel 27 DSGVO: Ahmet Celebi Siemensstr. 16 | 31535 Neustadt, Deutschland E-Mail: info@utech-cnc.eu
Der EU-Vertreter fungiert in erster Linie als Ansprechpartner für betroffene Personen und Datenschutzaufsichtsbehörden hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der DSGVO.
3. Nutzung von WhatsApp Business
Wir nutzen WhatsApp für die geschäftliche Kommunikation mit Interessenten, Kunden, Geschäftspartnern und anderen Kontakten. Zu diesem Zweck nutzen wir die WhatsApp Business Platform / WhatsApp Business API.
Anbieter für Nutzer und Unternehmen im Europäischen Wirtschaftsraum ist insbesondere: WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland
WhatsApp ist Teil der Meta-Unternehmensgruppe. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch WhatsApp finden Sie unter:
https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea
4. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Wenn Sie mit uns über WhatsApp kommunizieren, können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Telefonnummer
WhatsApp-Anzeigename/Profilname
Profilbild (falls zutreffend)
Firmenname und geschäftliche Kontaktdaten
Inhalt Ihrer Nachrichten
Bilder, Dokumente, Videos und andere Dateien
Datum und Uhrzeit der Kommunikation
Nachrichten- und Lieferstatus
Technische Kommunikation und Metadaten
Informationen zu Ihrer Produkt- oder Maschinenanfrage
Zuordnung zu einem Kontakt, Lead, Projekt oder Geschäftsvorgang
Einzelheiten zu erteilten Einwilligungen (falls zutreffend)
Welche Daten tatsächlich verarbeitet werden, hängt von den Informationen ab, die Sie uns mitteilen. Sofern für Ihre Anfrage nicht erforderlich, senden Sie uns bitte keine besonders sensiblen personenbezogenen Daten über WhatsApp.
5. Zwecke der Verarbeitung
Wir nutzen WhatsApp insbesondere für:
Bearbeitung von Anfragen von Interessenten und Kunden
Beratung zu CNC Maschinen, Lasersystemen und unseren anderen Produkten
Erstellung und Nachbereitung von Angeboten
Terminvereinbarung
Verkaufsberatung
Technische Kommunikation
Kundendienst und After-Sales-Service
Verwaltung bestehender Geschäftsbeziehungen
Dokumentation der Geschäftskommunikation
Kontaktpflege zu Geschäftspartnern
6. Rechtsgrundlagen
Vorvertragliche Maßnahmen und Vertragserfüllung.
Sofern Sie uns im Zusammenhang mit einer konkreten Produktanfrage, Angebotserstellung oder einem bestehenden Vertragsverhältnis kontaktieren, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Berechtigtes Interesse
Für die allgemeine Geschäftskommunikation, die Kundenpflege, die Dokumentation und die effiziente Bearbeitung Ihrer Anfrage kann die Verarbeitung auf Grundlage von
Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO erfolgen
Unser berechtigtes Interesse besteht insbesondere darin, eine schnelle und effiziente Kommunikation auf Kundenwunsch zu ermöglichen.
Einwilligung Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, erfolgt sie auf Grundlage von
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
7. Werbung über WhatsApp
Der Versand werblicher WhatsApp-Nachrichten erfolgt nur bei Vorliegen einer entsprechenden Rechtsgrundlage. Sofern eine Einwilligung erforderlich ist, können Sie diese jederzeit widerrufen. Sie können beispielsweise eine WhatsApp-Nachricht mit dem Inhalt „STOP“ senden oder uns per E-Mail benachrichtigen.
8. Nutzung von Pipedrive CRM
Wir nutzen Pipedrive CRM, um unsere Kunden-, Interessenten- und Vertriebsprozesse zu organisieren und zu verwalten.
Anbieter innerhalb der Europäischen Union: Pipedrive OÜ, Mustamäe tee 3a, 10615 Tallinn, Estland.
Unsere WhatsApp-Kommunikation kann mit unserem Pipedrive CRM-System verbunden sein. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet und gespeichert werden:
Name
Telefonnummer
Firmeninformationen
WhatsApp-Nachrichten
Kommunikationsgeschichte
Zeitstempel der Kommunikation
Lieferinformationen
Übertragene Dateien
Zuordnung zu Kontakten
Zuordnung zu Leads
Zuordnung zu Verkaufschancen und Deals
Interne Verarbeitungshinweise
Die Verarbeitung dient insbesondere der strukturierten Bearbeitung von Kundenanfragen und der Dokumentation unserer Vertriebs- und Kundenkommunikation.
Personenbezogene Daten können insbesondere von folgenden Empfängern verarbeitet werden:
Shandong U-May CNC Technology Co., Ltd.
UTECH Europa oder autorisierte europäische Mitarbeiter und Vertriebsmitarbeiter
WhatsApp Ireland Limited
Unternehmen innerhalb der Meta-Unternehmensgruppe
Pipedrive OÜ
Von uns beauftragte IT-, Hosting- und Kommunikationsdienstleister
Andere Datenverarbeiter (falls zutreffend)
Der Zugriff erfolgt grundsätzlich nur, soweit dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage bzw. Geschäftsbeziehung erforderlich ist.
10. Datenübermittlung nach China und andere Drittländer
Da der für die Verarbeitung Verantwortliche Shandong U-May CNC Technology Co., Ltd. seinen Sitz in China hat, kann es im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Anfrage oder Geschäftsbeziehung zu einer Übermittlung personenbezogener Daten nach China kommen.
Derzeit liegt kein allgemeiner Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für China im Sinne des Artikels 45 DSGVO vor.
Sofern personenbezogene Daten aus dem Europäischen Wirtschaftsraum nach China oder in andere Drittländer übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung unter den Voraussetzungen der Artikel 44 ff. DSGVO. DSGVO. Je nach Verarbeitung können zu diesem Zweck geeignete Garantien gemäß Artikel 46 DSGVO eingesetzt werden, beispielsweise von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln.
WhatsApp, Meta, Pipedrive oder deren Unterauftragsverarbeiter können Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.
11. Speicherung und Löschung
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie es für die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Abwicklung einer Geschäftsbeziehung oder die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. WhatsApp-Kommunikationen können zusätzlich in unserem Pipedrive CRM-System gespeichert werden.
Die Daten werden gelöscht oder ihre Verarbeitung eingeschränkt, wenn:
der Zweck der Verarbeitung entfällt,
keine laufende Geschäftsbeziehung besteht,
die Einwilligung widerrufen wurde und keine andere Rechtsgrundlage vorliegt,
eine gültige Löschanfrage eingegangen ist,
und einer Löschung stehen keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegen.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach Handels-, Steuer- und Vertragsrecht bleiben unberührt.
12. Freiwilligkeit der WhatsApp-Nutzung
Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig. Sie sind nicht verpflichtet, mit uns über WhatsApp zu kommunizieren. Alternativ können Sie uns auch per E-Mail oder über andere auf unserer Website angegebene Kommunikationskanäle kontaktieren.
13. Rechte der betroffenen Personen
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen insbesondere folgende Rechte zu:
Auskunftsrecht gemäß Artikel 15 DSGVO
Recht auf Berichtigung gemäß Artikel 16 DSGVO
Recht auf Löschung gemäß Artikel 17 DSGVO
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO
Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Artikel 20 DSGVO
Widerspruchsrecht gemäß Artikel 21 DSGVO
Recht auf Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Sofern personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, können Sie unter den gesetzlichen Voraussetzungen Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Sie können der Verarbeitung personenbezogener Daten für Direktmarketingzwecke jederzeit widersprechen.
14. Recht auf Beschwerde
Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde innerhalb der Europäischen Union einzureichen. Dies gilt insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes der mutmaßlichen Datenschutzverletzung.
15. Sicherheit der Kommunikation
Wir ergreifen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Bei der Nutzung der WhatsApp Business Plattform kann es vorkommen, dass Nachrichten nicht nur durch WhatsApp, sondern auch durch von uns eingesetzte Systeme, insbesondere Pipedrive, verarbeitet werden.
16. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO findet im Rahmen unserer routinemäßigen WhatsApp-Kommunikation grundsätzlich nicht statt.
17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich unsere technischen Prozesse, Dienstleister oder rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website veröffentlichte Fassung.
Stand: Oktober 2026
Datenschutzhinweise zur Kommunikation über WhatsApp
Stand: Oktober 2026 Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß Art. 13 und Art. 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Kommunikation mit uns über WhatsApp.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
Für die Betreuung unserer Kunden und Interessenten in Europa erfolgt die Kommunikation unter der Bezeichnung
UTECH Europe.
Sofern nach Art. 27 DSGVO erforderlich, wird ein Vertreter innerhalb der Europäischen Union benannt.
EU-Vertreter nach Art. 27 DSGVO: Ahmet Celebi
Siemensstr. 16 | 31535 Neustadt Deutschland
info@utech-cnc.eu
Der EU-Vertreter dient insbesondere als Ansprechpartner für betroffene Personen und Datenschutzaufsichtsbehörden hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten nach der DSGVO.
3. Nutzung von WhatsApp Business
Wir nutzen WhatsApp zur geschäftlichen Kommunikation mit Interessenten, Kunden, Geschäftspartnern und sonstigen Ansprechpartnern.
Hierfür verwenden wir die
WhatsApp Business Platform / WhatsApp Business API.
Anbieter für Nutzer und Unternehmen im Europäischen Wirtschaftsraum ist insbesondere:
WhatsApp Ireland Limited Merrion Road
Dublin 4
D04 X2K5
4. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Wenn Sie mit uns über WhatsApp kommunizieren, können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Telefonnummer
WhatsApp-Name bzw. Profilname
Gegebenenfalls Profilbild
Firmenname und geschäftliche Kontaktdaten
Inhalt Ihrer Nachrichten
Bilder, Dokumente, Videos und sonstige Dateien
Datum und Uhrzeit der Kommunikation
Nachrichten- und Zustellstatus
technische Kommunikations- und Metadaten
Informationen zu Ihrer Produkt- oder Maschinenanfrage
Zuordnung zu einem Kontakt, Lead, Projekt oder Geschäftsvorgang
Gegebenenfalls Angaben zu erteilten Einwilligungen
Welche Daten tatsächlich verarbeitet werden, hängt davon ab, welche Informationen Sie uns zur Verfügung stellen.
Bitte übermitteln Sie über WhatsApp möglichst keine besonders sensiblen personenbezogenen Daten, sofern dies für Ihre Anfrage nicht erforderlich ist.
5. Zwecke der Verarbeitung
Wir verwenden WhatsApp insbesondere für:
Bearbeitung von Interessen- und Kundenanfragen
Beratung zu CNC -Maschinen, Lasersystemen und unseren weiteren Produkten
Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten
Terminvereinbarungen
Vertriebsberatung
technische Kommunikation
Kundenservice und After-Sales-Service
Abwicklung bestehender Geschäftsbeziehungen
Dokumentation geschäftlicher Kommunikation
Kontaktpflege mit Geschäftspartnern
6. Rechtsgrundlagen
Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung
Wenn Sie uns im Zusammenhang mit einer konkreten Produktanfrage, Angebotserstellung oder einem bestehenden Vertragsverhältnis kontaktieren, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von:
Kunst. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Berechtigtes Interesse
Für allgemeine geschäftliche Kommunikation, Kundenbetreuung, Dokumentation und effiziente Bearbeitung Ihrer Anfrage kann die Verarbeitung auf Grundlage von:
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
erfolgen.
Unser berechtigtes Interesse besteht insbesondere in einer schnellen, effizienten und vom Kunden gewünschten Kommunikationsmöglichkeit.
Einwilligung
Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung basiert, erfolgt sie gemäß:
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
7. Werbung über WhatsApp
Werbliche WhatsApp-Nachrichten werden nur versendet, sofern hierfür eine entsprechende gesetzliche Rechtsgrundlage besteht.
Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, können Sie diese jederzeit widerrufen.
Hierfür genügt beispielsweise eine WhatsApp-Nachricht mit:
STOP oder eine entsprechende Mitteilung per E-Mail.
8. Verwendung von Pipedrive CRM
Zur Organisation und Bearbeitung unserer Kunden-, Interessen- und Vertriebsprozesse verwenden wir
Pipedrive CRM.
Anbieter innerhalb der Europäischen Union ist:
Pipedrive OÜ Mustamäe tee 3a
10615 Tallinn
Estland
Unsere WhatsApp-Kommunikation kann mit unserem Pipedrive-CRM-System verbunden sein.
Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet und gespeichert werden:
Name
Telefonnummer
Unternehmensinformationen
WhatsApp-Nachrichten
Kommunikationsverläufe
Zeitpunkte der Kommunikation
Zustellinformationen
übermittelte Dateien
Zuordnung zu Kontakten
Zuordnung zu Leads
Zuordnung zu Verkaufschancen und Deals
interne Bearbeitungsinformationen
Die Verarbeitung dient insbesondere der strukturierten Bearbeitung von Kundenanfragen und der Dokumentation unserer Vertriebs- und Kundenkommunikation.
Personenbezogene Daten können insbesondere durch folgende Empfänger verarbeitet werden:
Shandong U-May CNC Technology Co., Ltd.
UTECH Europa bzw. Autorisierter europäischer Mitarbeiter und Vertriebsmitarbeiter
WhatsApp Ireland Limited
Unternehmen der Meta-Unternehmensgruppe
Pipedrive OÜ
von uns eingesetzten IT-, Hosting- und Kommunikationsdienstleistern
Gegebenenfalls weitere Auftragsverarbeiter
Der Zugriff erfolgt grundsätzlich nur, soweit dies für die Bearbeitung Ihrer Anfrage oder Geschäftsbeziehung erforderlich ist.
10. Datenübermittlung nach China und in andere Drittländer
Da der Verantwortliche Shandong U-May CNC Technology Co., Ltd. seinen Sitz in China hat, können personenbezogene Daten im Rahmen der Bearbeitung einer Anfrage oder Geschäftsbeziehung nach China übermittelt werden.
Für China besteht derzeit kein allgemeiner Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission im Sinne von Art. 45 DSGVO.
Soweit personenbezogene Daten aus dem Europäischen Wirtschaftsraum nach China oder in andere Drittländer übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung unter Beachtung der Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO.
Je nach Verarbeitung können hierfür insbesondere geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO eingesetzt werden, beispielsweise von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln.
Auch WhatsApp, Meta, Pipedrive oder deren Unternehmer können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.
11. Speicherung und Löschung
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, Durchführung einer Geschäftsbeziehung oder Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
WhatsApp-Kommunikation kann zusätzlich innerhalb unseres CRM-Systems Pipedrive gespeichert werden.
Daten werden in ihrer Verarbeitung eingeschränkt, wenn:
der Verarbeitungszweck entfällt,
keine weitere Geschäftsbeziehung besteht,
eine Einwilligung widerrufen wurde und keine andere Rechtsgrundlage besteht,
ein berechtigtes Löschungsverlangen besteht,
oder keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Gesetzliche handels-, steuer- oder vertragsrechtliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
12. Freiwilligkeit der WhatsApp-Nutzung
Die Verwendung von WhatsApp ist freiwillig.
Sie sind nicht verpflichtet, mit uns über WhatsApp zu kommunizieren.
Alternativ können Sie uns insbesondere per E-Mail oder über andere auf unserer Website bereitgestellte Kommunikationswege kontaktieren.
13. Rechte betroffener Personen
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:
Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
Berichterstattung gemäß Art. 16 DSGVO
Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Sofern personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, können Sie unter den gesetzlichen Voraussetzungen der Verarbeitung widersprechen.
Der Verarbeitung personenbezogener Daten für Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen.
14. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde innerhalb der Europäischen Union zu beschweren.
Dies gilt insbesondere in Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder an den Orten des mutmaßlichen Datenschutzverstoßes.
15. Sicherheit der Kommunikation
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor Verlust, Manipulation und unberechtigtem Zugriff.
Bei der Nutzung der WhatsApp Business Platform können Nachrichten neben WhatsApp auch durch von uns eingesetzte Systeme, insbesondere Pipedrive, verarbeitet werden.
16. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. Art. 22 DSGVO findet im Rahmen unserer üblichen WhatsApp-Kommunikation grundsätzlich nicht statt.
17. Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise anzupassen, wenn sich unsere technischen Prozesse, Dienstleister oder gesetzlichen Anforderungen ändern.
Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.
